Certificate of Incumbency

Certificate of Incumbency zwany także w różnych częściach świata Incumbency Certificate, Certificate of Officers, Officer’s Certificate, Register of Directors lub Secretary’s Certificate. Certificate of Incumbency jest to oficjalny dokument, do którego najczęściej dołącza się także Apostille, potwierdzający kto na moment wystawienia certyfikatu pełni rolę dyrektora, oficera czy też sekretarza spółki. Dla kontrahentów spółki jest on o tyle istotny, że potwierdza kto może reprezentować daną spółkę.

Certificate of Good Standing

Dokument Certificate of Good Standing zwany także „Certificate of Existence” lub „Certificate of Authorization” to urzędowy dokument potwierdzający, że spółka wywiązuje się ze wszystkich formalnych obowiązków i jest w pełni funkcjonalna. Certificate of Good Standing potwierdza, że spółka:

  • Terminowo dokonuje płatności urzędowych (wszelkiego rodzaju opłąty licencyjne, opłaty urzędowe, franchise tax)
  • Złożyła w terminie raport roczny (Annual Report)
  • Zapłaciła wszystkie podatki lokalne

Dokument Certificate of Good Standing  zazwyczaj życzą sobie banki przed podejmowaniem decyzji kredytowej, firmy leasingowe, partnerzy biznesowi, kontrahenci itd. Wymagany jest także przy odnawianiu licencji i zezwoleń. Jest to także ważny dokument przy sprzedaży spółki.

Apostile

Apostile (z francuskiego Apostille) jest to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie umożliwiające legalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi a poza granicami tego państwa przez jego ambasadę lub konsulat lub też inną jednostkę konsularną.

Zasady używania apostilli reguluje konwencja haska z 5 października 1961 roku, ratyfikowana między innymi przez Polskę. Apostille sporządzany jest według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie lub odrębnego dokumentu do niego dołączanego. Adnotacja na dokumencie zazwyczaj nanoszona jest w postaci specjalnej naklejki na rewersie dokumentu, na której odpowiednia instytucja poświadcza poprawność dokumentu lub w formie odrębnego dokumentu.

W przypadku prowadzenia działalności za pośrednictwem spółki z Raju Podatkowego, dokument apostille jest bardzo często konieczny. Robi się go zarówno do certificate of formation, certificate of good standing jak i certificate of incumbency.